Szolgáltató kkv (anonim)

Az ügyfél

Egy kisméretű magyar szolgáltató cég, amely projektalapon dolgozik: minden megbízás szerződéskötéssel indul, hosszabb megvalósítási szakaszon fut, és szerződésben rögzített mérföldkövekhez kötött számlázással zárul. Az ügyfél kérésére a cég neve és tevékenységi köre nem kerül közzétételre.

A kiindulási helyzet

• Az ügyfél- és projektadatok több helyen éltek — e-mailekben, külön fájlokban, papíron. Nem volt egységes, kereshető nyilvántartás.
• A szerződések és teljesítésigazolások sablonból, kézi másolás-beillesztéssel készültek, ami lassú volt és elírás-kockázatot hordozott.
• A mérföldkő-határidőket fejben és naptárban követték — egy-egy határidő könnyen észrevétlenül közeledett.
• Az új üzleti lehetőségek felkutatása napi kézi rutin volt, több publikus forrás rendszeres átnézésével.

A megoldás

A rendszert a cég meglévő Google-fiókjára építettük, külön szoftverlicenc bevezetése nélkül. Elemei:

1. Központi projektnyilvántartás — intelligens Google Sheet: a projekt státusza a kitöltött adatok alapján magától áll be, a projekt-azonosítók automatikusan generálódnak, a mérföldkő-határidőket a rendszer a kulcsdátumokból számítja.
2. Ügyfélrögzítés AI-támogatással — az ügyintéző a cégkivonat szövegét vagy PDF-jét illeszti be az űrlapba, és az AI kinyeri, majd kitölti az ügyféladatokat. Visszatérő ügyfélnél az adatok egy választással előtöltődnek.
3. Dokumentum-generálás — szerződés és teljesítésigazolás sablonból, a projekt adataival és a díjkalkulációval automatikusan kitöltve. Minden dokumentum a projekt automatikusan létrehozott, egységes szerkezetű Drive-mappájába kerül.
4. Határidő-figyelő — napi automatikus ellenőrzés: a közelgő mérföldkövekről a rendszer jóval a határidő előtt e-mail- és naptár-értesítést küld.
5. Üzletilehetőség-figyelő — n8n-alapú napi automatizálás, amely a releváns publikus forrásokat figyeli, kiszűri a már ismert találatokat, és összefoglaló e-mailt küld.
6. Dokumentáció — beépített súgó és képernyőképes felhasználói kézikönyv, hogy a rendszer külön betanítás nélkül is használható legyen.

Eredmény

• A napi kézi forrásfigyelést teljesen kiváltotta az automatikus összefoglaló e-mail.
• A szerződések és teljesítésigazolások kézi szerkesztés helyett néhány kattintással, egységes formában készülnek.
• Minden ügyfél- és projektadat egy helyen, kereshetően érhető el; a státusz és a határidők maguktól frissülnek.
• A határidők nem múlnak el észrevétlenül — a rendszer előre jelez.
• Az adminisztratív rutinmunka jelentős része automatizálódott; a felszabaduló idő az érdemi, szakértői munkára fordítható.

Időkeret

A rendszer 3 hét alatt, iteratív egyeztetésekkel készült el — minden eleme a cég tényleges munkameneteire szabva.

Az esettanulmány valós megbízás alapján készült, az ügyfél kérésére anonimizálva. Számszerű, mért eredményeket csak írásos ügyfél-hozzájárulással teszünk közzé.